Conditions professionnelles TrapSpotter Teams et Fleet

Versie 2026-10 / Version 2026-10

TrapSpotter BV · Trekschurenstraat 245, 3500 Hasselt, Belgique · numéro d'entreprise 1031.603.017 (RPM Anvers, division Hasselt) · TVA BE1031603017 · contact@trapspotter.com

1. Champ d'application

1.1 Les présentes conditions régissent les abonnements TrapSpotter Teams et TrapSpotter Fleet (ensemble : le service) que TrapSpotter BV (TrapSpotter, nous) fournit à une entreprise (le client). Elles s'appliquent dès l'inscription du client dans la console sur fleet.trapspotter.com, y compris pendant une période d'essai ou un pilote.

1.2 L'accord de sous-traitance fait partie des présentes conditions. Pour un pilote, les conditions du pilote s'appliquent en outre. En cas de contradiction, l'ordre suivant s'applique : un contrat écrit signé par les deux parties, l'accord de sous-traitance (pour le traitement des données à caractère personnel), les conditions du pilote (pendant le pilote), les présentes conditions.

1.3 Les conditions générales ou les conditions d'achat du client ne s'appliquent pas, même si le client y fait référence.

1.4 Le compte TrapSpotter personnel de chaque chauffeur reste soumis aux conditions générales et à la politique de confidentialité de TrapSpotter. Les présentes conditions ne donnent au client aucun accès à ce compte, sauf à ce que le service affiche (article 3).

2. Qui peut acheter

2.1 Le service est destiné uniquement aux entreprises qui agissent dans le cadre de leur activité professionnelle ou commerciale. Un numéro de TVA valide est nécessaire pour s'abonner ; il est possible de s'inscrire et d'essayer la console sans ce numéro. Pour un usage privé, il existe TrapSpotter Premium dans l'application.

2.2 La personne qui inscrit le client, démarre un abonnement ou accepte les présentes conditions déclare être habilitée à engager le client à cet effet.

2.3 Le service est proposé aux entreprises établies en Belgique, aux Pays-Bas, au Luxembourg, en France et en Allemagne. Teams n'est pas proposé aux entreprises en Allemagne (article 9.4).

3. Les formules

3.1 Teams. Chaque siège (une place de chauffeur payante) donne au chauffeur accès à TrapSpotter Premium dans l'application, tant que le siège est actif. Teams n'enregistre rien sur les chauffeurs : ni journées de travail, ni trajets, ni positions. Dans la console, le client voit uniquement les personnes qu'il a invitées, leur statut et leur siège, ainsi que ses factures.

3.2 Fleet. Tout ce que comprend Teams, et en outre :

• Journées de travail et trajets. L'application n'enregistre qu'entre « Démarrer la journée » et « Terminer la journée » : le départ, l'arrivée, l'itinéraire suivi, la distance, le véhicule ou la voiture personnelle, et le client. Une journée de travail s'arrête d'elle-même après le nombre d'heures choisi par le client (de 4 à 14, 10 par défaut).
• Trajets privés. Un chauffeur peut rendre privé n'importe quel trajet. Les lieux, l'itinéraire et le client sont alors définitivement effacés ; seules l'heure et la distance restent.
• Heures, clients et adresses.
• Véhicules et leurs documents, avec un e-mail 30 et 7 jours avant l'expiration d'un document.
• Reçus avec photo, que le client approuve ou refuse.
• Positions en direct, désactivées par défaut. Lorsqu'elles sont activées, uniquement celles des chauffeurs pendant une journée de travail, au maximum une fois par minute, et effacées après 30 minutes.
• « Qui conduisait ? » À partir de la plaque d'immatriculation, de la date et de l'heure d'une infraction routière, le client retrouve le trajet et le chauffeur, avec un compte à rebours jusqu'à la fin du délai légal de désignation du conducteur, dans les pays où il existe. Le client peut demander au chauffeur de le confirmer dans l'application.
• Relevé kilométrique. Par mois et par chauffeur : les kilomètres professionnels avec la voiture personnelle et avec un véhicule de société, les journées de travail, les heures et l'indemnité kilométrique selon le tarif fixé par le client (article 9.5) ; par client : les visites, les kilomètres et le temps passé sur place.
• Exports au format CSV.

3.3 La console. Les propriétaires du compte entreprise et les gestionnaires utilisent la console gratuitement. Un propriétaire ou un gestionnaire qui fait aussi enregistrer ses propres trajets professionnels compte comme un siège.

3.4 Alertes dans l'application. Dans chaque pays, l'application affiche ce que la loi y autorise (en France, par exemple, les radars sous forme de zones de danger). Pour les sièges entreprise, ce qui suit s'applique en outre :

• Les contrôles de police sont masqués par défaut pendant le travail : avec Teams, toujours pour ce siège, sauf si le chauffeur paie aussi lui-même Premium ; avec Fleet, pendant une journée de travail. Le client peut les activer dans la console. Il s'agit d'un choix de TrapSpotter, et non d'une obligation légale.
• En Allemagne, les alertes pour les radars et les contrôles de vitesse moyenne sont également désactivées pendant une journée de travail, car le conducteur ne peut y utiliser aucune fonction qui signale les contrôles de vitesse (§ 23, alinéa 1c, de la Straßenverkehrs-Ordnung).
• Les dangers et les informations sur le trafic restent toujours visibles.

3.5 Ce que le service n'est pas. Le relevé kilométrique et « Qui conduisait ? » sont des outils d'aide : le client vérifie les données avant de les utiliser. Le service n'est ni un registre fiscal des trajets (comme un registre des trajets pour l'administration fiscale néerlandaise), ni un conseil en matière de paie, de fiscalité ou de droit. Les positions et les distances proviennent du téléphone du chauffeur et peuvent être imprécises ou manquantes (pas de réseau, un téléphone éteint, une application arrêtée par le système d'exploitation).

4. Prix

4.1 Teams coûte 3,95 € et Fleet 4,95 € par siège et par mois, hors TVA. Au moins trois sièges sont facturés, même si moins de sièges sont utilisés. Les personnes invitées qui n'ont pas encore accepté l'invitation et les gestionnaires qui ne conduisent pas ne coûtent rien.

4.2 Les prix applicables sont ceux qui figurent dans la console au moment où le client démarre l'abonnement. Pour un pilote ou une flotte importante, les parties peuvent convenir par écrit d'un autre prix.

4.3 Les modifications de prix sont régies par l'article 15.

5. Période d'essai et pilote

5.1 Lorsque le client ajoute un moyen de paiement pour la première fois, les 14 premiers jours sont gratuits. Chaque entreprise ne bénéficie de cette période d'essai qu'une seule fois : par entreprise, par numéro de TVA, par propriétaire et par carte ou compte bancaire. À l'issue de la période d'essai, la facturation commence, sauf si le client résilie avant la fin de celle-ci.

5.2 Un pilote de 60 jours sans moyen de paiement est possible après accord avec TrapSpotter, selon les conditions du pilote. Un pilote tient lieu de période d'essai pour l'entreprise.

6. Facturation et paiement

6.1 L'abonnement court au mois et est facturé chaque mois à l'avance. Le client paie via Stripe, par carte ou par prélèvement SEPA, et autorise Stripe et TrapSpotter à encaisser chaque facture par ce moyen de paiement.

6.2 Les sièges suivent les chauffeurs. Lorsqu'un siège est ajouté, la partie restante du mois en cours est facturée au prorata. Lorsqu'un siège est supprimé, le client reçoit la partie non utilisée, au prorata, sous forme de crédit sur une facture suivante. Aucun crédit n'est accordé pour une réduction tant que la dernière facture est impayée. Un crédit est déduit des factures suivantes et n'est pas remboursé, sauf si TrapSpotter met fin au contrat sans manquement du client.

6.3 Les factures sont disponibles dans la console et envoyées par e-mail à l'adresse de facturation. Le client accepte les factures électroniques. Pour les clients en Belgique, nous envoyons également les factures via le réseau Peppol dès que cet envoi est actif pour TrapSpotter ; d'ici là, ils les reçoivent par e-mail et dans la console.

6.4 Les prix s'entendent hors TVA. Un client en Belgique paie 21 % de TVA belge. Un client d'un autre État membre de l'Union européenne disposant d'un numéro de TVA valide reçoit une facture sans TVA belge, avec la mention « Autoliquidation » ; il acquitte alors lui-même la TVA dans son pays. Le client veille à l'exactitude de son numéro de TVA et de son adresse. Sans numéro de TVA valide, la TVA belge peut être due.

6.5 Les factures sont payables à réception ; le moyen de paiement est débité automatiquement. En cas de retard de paiement, les intérêts et l'indemnité forfaitaire de 40 € prévus par la loi du 2 août 2002 concernant la lutte contre le retard de paiement dans les transactions commerciales sont dus de plein droit et sans mise en demeure.

7. Échec de paiement

7.1 Si le paiement d'un mois suivant échoue chez un client qui a déjà payé auparavant, Stripe réessaie. Pendant 16 jours à compter de l'échec du paiement, les sièges continuent de fonctionner et les chauffeurs conservent Premium ; aucun chauffeur ne peut alors être ajouté. Ensuite, les sièges et l'enregistrement s'arrêtent jusqu'à ce que le paiement aboutisse.

7.2 Si le premier paiement après une période d'essai ou un pilote échoue, le service s'arrête immédiatement.

7.3 Si aucune nouvelle tentative n'aboutit (Stripe réessaie pendant environ trois semaines), il est mis fin à l'abonnement. Plus personne ne peut alors démarrer de journée de travail, les journées de travail en cours s'arrêtent et les sièges ne donnent plus accès à Premium. L'article 17 s'applique aux données.

8. Résiliation

8.1 Le client peut résilier l'abonnement à tout moment dans la console. La résiliation prend effet à la fin du mois payé ; jusque-là, tout fonctionne et le client peut annuler la résiliation. Le mois en cours n'est pas remboursé ; les montants au prorata restant dus figurent sur la dernière facture.

8.2 Résilier pendant la période d'essai ne coûte rien.

9. Obligations du client en tant qu'employeur

9.1 Pour les données que le service traite pour le compte du client, le client est responsable du traitement et TrapSpotter est sous-traitant (accord de sous-traitance). Le client détermine à quelles fins il utilise le service et veille à disposer de sa propre base juridique.

9.2 Avant qu'un chauffeur ne démarre sa première journée de travail, le client veille à ce que :

• le chauffeur sache ce qui est enregistré, quand, pourquoi, qui le voit, pendant combien de temps cela est conservé et quels sont ses droits ;
• l'utilisation soit formalisée dans une politique et, lorsque la loi l'exige, dans le règlement de travail ou un règlement similaire ;
• la représentation du personnel soit associée lorsque la loi l'exige (par exemple le conseil d'entreprise en Belgique ou aux Pays-Bas, le comité social et économique en France, la délégation du personnel au Luxembourg, le Betriebsrat en Allemagne) ;
• une analyse d'impact relative à la protection des données (AIPD) soit réalisée lorsque la loi l'exige ;
• seuls les gestionnaires qui en ont besoin obtiennent un accès.

TrapSpotter met à disposition des modèles par pays (politique, lettre d'information pour les chauffeurs, AIPD). Ce sont des modèles : le client les adapte à sa situation et reste responsable de la conformité.

9.3 Le client n'utilise pas le service pour suivre des chauffeurs en dehors de la journée de travail ou pendant des trajets privés, ne contourne pas les mesures de protection et n'utilise pas les données pour contrôler la vitesse de conduite de ses chauffeurs.

9.4 Le client veille à ce que ses chauffeurs respectent le code de la route et ne manipulent pas l'application pendant la conduite d'une manière interdite par la loi. Les alertes ne constituent pas une autorisation de rouler trop vite. En Allemagne, le conducteur ne peut utiliser, pendant la conduite, aucune fonction qui signale les contrôles de vitesse (§ 23, alinéa 1c, de la Straßenverkehrs-Ordnung) ; c'est pourquoi ces alertes y sont désactivées pendant une journée de travail, et le client ne demande pas à ses chauffeurs de les utiliser. Pour la même raison, Teams n'est pas proposé en Allemagne.

9.5 Le client choisit le tarif de l'indemnité kilométrique. Le tarif standard du pays (en Belgique, 0,4761 € par kilomètre du 1er juillet 2026 au 30 juin 2027 inclus) est une proposition ; le client reste responsable du traitement fiscal et social de ce qu'il paie.

9.6 « Qui conduisait ? » est un outil d'aide. Le client décide s'il désigne une personne comme conducteur et laquelle, vérifie les données au préalable et respecte le délai légal. Les données relatives aux infractions routières sont des données relatives à des infractions (article 10 du RGPD) : le client ne les traite que lorsque la loi le permet et n'y donne accès qu'aux personnes qui en ont besoin.

9.7 Le client veille à l'exactitude de ses données d'entreprise, de son numéro de TVA et de son adresse de facturation, sécurise l'accès à la console et est responsable de ce que ses gestionnaires font dans la console.

10. Utilisation acceptable

Le client n'utilise pas le service :

• pour suivre des personnes qui ne sont ni chauffeurs ni collaborateurs du client, ou qui n'ont pas été informées ;
• à des fins illicites ou d'une manière qui porte atteinte aux droits d'autrui ;
• pour copier le service, le soumettre à de l'ingénierie inverse ou à du scraping, ou le solliciter avec des requêtes automatisées au-delà d'une utilisation normale ;
• pour revendre des sièges ou les mettre à la disposition de tiers ;
• pour saisir dans des champs de texte libre (notes, descriptions) des données qui n'y ont pas leur place, comme des données de santé.

11. Protection des données

11.1 L'accord de sous-traitance régit la manière dont TrapSpotter traite des données à caractère personnel pour le compte du client.

11.2 TrapSpotter est elle-même responsable du traitement en ce qui concerne le compte TrapSpotter de chaque utilisateur et l'utilisation qu'il fait de l'application en dehors des fonctions du service (politique de confidentialité), les données contractuelles et de facturation du client et de ses personnes de contact, la sécurité du service et les statistiques qui n'identifient personne.

12. Disponibilité et assistance

12.1 TrapSpotter déploie des efforts raisonnables pour maintenir le service disponible et sécurisé, mais ne garantit pas un fonctionnement ininterrompu. La maintenance planifiée a lieu, dans la mesure du possible, en dehors des heures de bureau. Le service dépend aussi des téléphones, des systèmes d'exploitation, du GPS et des réseaux mobiles.

12.2 L'assistance est fournie par e-mail via contact@trapspotter.com, en néerlandais, en français ou en anglais, les jours ouvrables en Belgique. Nous répondons généralement dans un délai de deux jours ouvrables.

12.3 TrapSpotter peut améliorer le service et modifier des fonctions, tant que l'essentiel de la formule est maintenu. Nous annonçons 30 jours à l'avance toute modification qui réduit substantiellement une formule, comme prévu à l'article 15.

13. Responsabilité

13.1 La responsabilité de TrapSpotter est limitée, au total, aux montants que le client a payés à TrapSpotter pour le service au cours des douze mois précédant l'événement dommageable, hors TVA.

13.2 TrapSpotter n'est pas responsable des dommages indirects, tels que le manque à gagner, les économies non réalisées, la perte de clientèle ou l'atteinte à la réputation, ni des amendes, transactions ou sanctions infligées au client ou à ses chauffeurs.

13.3 Le service n'est pas un outil d'archivage. Le client conserve lui-même, au moyen des exports, les données qu'il est légalement tenu de conserver.

13.4 Ces limitations ne s'appliquent pas en cas de dol, de fraude ou de faute lourde de TrapSpotter ou de ses préposés, ni aux dommages résultant d'un décès ou de lésions corporelles, ni dans la mesure où la loi interdit une limitation.

13.5 Le client garantit TrapSpotter contre les réclamations de tiers, y compris de ses chauffeurs et des autorités, qui découlent de son utilisation du service en violation des présentes conditions ou de la loi.

14. Propriété intellectuelle

14.1 TrapSpotter et ses concédants de licence conservent tous les droits sur l'application, la console, le logiciel, les cartes et le contenu. Pour la durée de l'abonnement, le client obtient un droit non exclusif et non transférable d'utiliser le service pour sa propre entreprise.

14.2 Les données que le client et ses chauffeurs saisissent dans le service ou y font enregistrer restent la propriété du client. TrapSpotter ne les utilise que pour fournir le service, conformément à l'accord de sous-traitance.

14.3 TrapSpotter peut utiliser librement les suggestions et les retours du client.

15. Modifications des conditions et des prix

15.1 TrapSpotter peut modifier les présentes conditions, l'accord de sous-traitance et les prix. Nous annonçons toute modification au moins 30 jours à l'avance, par e-mail au propriétaire et dans la console. Si le client n'est pas d'accord, il peut résilier avant l'entrée en vigueur de la modification ; les anciennes conditions et les anciens prix s'appliquent alors jusqu'à la fin de son dernier mois payé.

15.2 Une modification rendue nécessaire par la loi ou par la sécurité, ou qui est uniquement à l'avantage du client, peut entrer en vigueur plus rapidement.

16. Durée, suspension et fin du contrat

16.1 L'abonnement est conclu pour une durée indéterminée, au mois, jusqu'à sa résiliation.

16.2 TrapSpotter peut suspendre tout ou partie du service pour faire cesser un incident de sécurité, un abus ou une violation de la loi ou des présentes conditions, si nécessaire sans notification préalable. Nous notifions la suspension et son motif, et la levons dès que la cause a disparu. Aucun siège n'est facturé pendant une suspension décidée par TrapSpotter.

16.3 TrapSpotter peut résilier le contrat moyennant un préavis de 30 jours. Ce que le client a payé à l'avance pour la période postérieure à la fin du contrat est remboursé.

16.4 Chaque partie peut mettre fin au contrat avec effet immédiat lorsque l'autre partie commet un manquement grave et n'y remédie pas dans les 15 jours suivant une mise en demeure écrite, ou en cas de faillite ou de liquidation de l'autre partie. En cas d'échec d'un paiement, l'article 7 s'applique.

17. Données après la fin du contrat

17.1 Après la fin de l'abonnement, la console reste ouverte encore 30 jours pour exporter les données ; plus aucun enregistrement n'est alors possible.

17.2 Ensuite, TrapSpotter efface dans les 30 jours toutes les données qu'elle a traitées pour le compte du client, sauf si la loi nous oblige à les conserver plus longtemps. Nous conservons les factures et ce que prescrit la législation comptable et en matière de TVA aussi longtemps que cette législation l'exige.

17.3 Les comptes TrapSpotter des chauffeurs continuent d'exister ; seuls leur siège et le Premium lié à ce siège prennent fin.

18. Force majeure

Aucune partie n'est responsable d'un manquement dû à un cas de force majeure, tel qu'une panne chez un fournisseur de réseau ou d'hébergement qu'elle n'a pas pu empêcher, une cyberattaque malgré des mesures raisonnables, ou une mesure prise par une autorité publique. Si la force majeure dure plus de 30 jours, chaque partie peut mettre fin au contrat.

19. Cession

TrapSpotter peut céder le contrat à un successeur ou à une société liée qui poursuit le service ; elle l'annonce au préalable. Le client ne peut céder le contrat qu'avec l'accord écrit de TrapSpotter.

20. Droit applicable et juridiction compétente

Les présentes conditions sont régies par le droit belge. Les litiges sont soumis aux tribunaux du siège social de TrapSpotter : le tribunal de l'entreprise d'Anvers, division Hasselt, ou, si celui-ci n'est pas compétent, les tribunaux de l'arrondissement judiciaire du Limbourg, division Hasselt.

21. Langue

Les présentes conditions existent en néerlandais, en français, en anglais et en allemand. En cas de divergence, le texte néerlandais prévaut.

22. Contact

• Général et facturation : contact@trapspotter.com
• Protection des données : privacy@trapspotter.com
• Courrier : TrapSpotter BV, Trekschurenstraat 245, 3500 Hasselt, Belgique