Versie 2026-10 / Version 2026-10
TrapSpotter BV · Trekschurenstraat 245, 3500 Hasselt, België · ondernemingsnummer 1031.603.017 (RPR Antwerpen, afdeling Hasselt) · btw BE1031603017 · contact@trapspotter.com
1. Toepassing
1.1 Deze voorwaarden regelen de abonnementen TrapSpotter Teams en TrapSpotter Fleet (samen: de dienst) die TrapSpotter BV (TrapSpotter, wij) levert aan een onderneming (de klant). Ze gelden vanaf de registratie van de klant in de console op fleet.trapspotter.com, ook tijdens een proefperiode of een pilot.
1.2 De verwerkersovereenkomst maakt deel uit van deze voorwaarden. Voor een pilot gelden daarnaast de pilotvoorwaarden. Bij tegenstrijdigheid geldt deze volgorde: een schriftelijke overeenkomst die beide partijen ondertekenden, de verwerkersovereenkomst (voor de verwerking van persoonsgegevens), de pilotvoorwaarden (tijdens de pilot), deze voorwaarden.
1.3 Algemene voorwaarden of aankoopvoorwaarden van de klant gelden niet, ook niet als de klant ernaar verwijst.
1.4 Het eigen TrapSpotter-account van elke chauffeur blijft onder de algemene voorwaarden en het privacybeleid van TrapSpotter vallen. Deze voorwaarden geven de klant geen toegang tot dat account, behalve tot wat de dienst toont (artikel 3).
2. Wie kan kopen
2.1 De dienst is alleen bestemd voor ondernemingen die handelen in het kader van hun beroeps- of bedrijfsactiviteit. Om te abonneren is een geldig btw-nummer nodig; registreren en de console uitproberen kan zonder. Voor privégebruik is er TrapSpotter Premium in de app.
2.2 Wie de klant registreert, een abonnement start of deze voorwaarden aanvaardt, verklaart dat hij de klant daarvoor mag verbinden.
2.3 De dienst wordt aangeboden aan ondernemingen gevestigd in België, Nederland, Luxemburg, Frankrijk en Duitsland. Teams wordt niet aangeboden aan ondernemingen in Duitsland (artikel 9.4).
3. De plannen
3.1 Teams. Elke seat geeft de chauffeur TrapSpotter Premium in de app, zolang de seat loopt. Teams registreert niets over de chauffeurs: geen werkdagen, geen ritten, geen posities. De klant ziet in de console alleen de personen die hij uitnodigde, hun status en hun seat, en zijn facturen.
3.2 Fleet. Alles van Teams, en daarnaast:
- Werkdagen en ritten. De app registreert alleen tussen "Start werkdag" en "Stop werkdag": vertrek, aankomst, de gevolgde route, de afstand, het voertuig of de eigen wagen en de klant. Een werkdag stopt vanzelf na het aantal uur dat de klant kiest (4 tot 14, standaard 10).
- Privéritten. Een chauffeur kan elke rit privé maken. De plaatsen, de route en de klant worden dan definitief gewist; alleen het tijdstip en de afstand blijven.
- Uren, klanten en adressen.
- Voertuigen en hun documenten, met een e-mail 30 en 7 dagen voor een document vervalt.
- Bonnetjes met foto, die de klant goedkeurt of afkeurt.
- Live posities, standaard uit. Staan ze aan, dan alleen van chauffeurs op een werkdag, hoogstens één keer per minuut, en na 30 minuten gewist.
- "Wie reed er?" Met de nummerplaat en het tijdstip van een verkeersovertreding vindt de klant de rit en de chauffeur terug, met een teller tot het einde van de wettelijke termijn om de bestuurder aan te wijzen, in de landen waar die bestaat. De klant kan de chauffeur vragen het in de app te bevestigen.
- Kilometerstaat. Per maand en per chauffeur: zakelijke kilometers met de eigen wagen en met een bedrijfsvoertuig, werkdagen, uren en de kilometervergoeding volgens het tarief dat de klant instelt (artikel 9.5); per klant: bezoeken, kilometers en tijd ter plaatse.
- Exports als CSV.
3.3 De console. Eigenaars en beheerders gebruiken de console gratis. Een eigenaar of beheerder die ook zijn eigen werkritten laat registreren, telt als seat.
3.4 Waarschuwingen in de app. De app toont in elk land wat de wet daar toelaat (in Frankrijk bijvoorbeeld flitsers als gevarenzones). Voor bedrijfsseats geldt daarnaast:
- Politiecontroles zijn standaard verborgen tijdens het werk: bij Teams altijd voor die seat, tenzij de chauffeur zelf ook Premium betaalt; bij Fleet tijdens een werkdag. De klant kan ze in de console aanzetten. Dit is een keuze van TrapSpotter, geen wettelijke verplichting.
- In Duitsland zijn tijdens een werkdag ook de waarschuwingen voor flitsers en trajectcontroles uit, omdat de bestuurder daar geen functie mag gebruiken die snelheidscontroles aankondigt (§ 23, lid 1c, Straßenverkehrs-Ordnung).
- Gevaren en verkeersinformatie blijven altijd zichtbaar.
3.5 Wat de dienst niet is. De kilometerstaat en "Wie reed er?" zijn hulpmiddelen: de klant controleert de gegevens voor hij ze gebruikt. De dienst is geen fiscale rittenadministratie (zoals een rittenregistratie voor de Nederlandse belastingdienst) en geen loon-, belasting- of juridisch advies. Posities en afstanden komen van de telefoon van de chauffeur en kunnen onnauwkeurig zijn of ontbreken (geen netwerk, een telefoon die uit staat, een app die het besturingssysteem stopt).
4. Prijzen
4.1 Teams kost €3,95 en Fleet €4,95 per seat per maand, exclusief btw. Er worden minstens drie seats aangerekend, ook als er minder in gebruik zijn. Uitgenodigde personen die de uitnodiging nog niet aanvaardden en beheerders die niet rijden, kosten niets.
4.2 Er gelden de prijzen die in de console staan op het moment dat de klant het abonnement start. Voor een pilot of een groot wagenpark kunnen partijen schriftelijk een andere prijs afspreken.
4.3 Prijswijzigingen volgen artikel 15.
5. Proefperiode en pilot
5.1 Voegt de klant voor het eerst een betaalmethode toe, dan zijn de eerste 14 dagen gratis. Elk bedrijf krijgt die proefperiode één keer: per bedrijf, per btw-nummer, per eigenaar en per kaart of rekening. Na de proefperiode begint de facturatie, tenzij de klant vóór het einde ervan opzegt.
5.2 Een pilot van 60 dagen zonder betaalmethode is mogelijk na afspraak met TrapSpotter, onder de pilotvoorwaarden. Een pilot geldt als de proefperiode van het bedrijf.
6. Facturatie en betaling
6.1 Het abonnement loopt per maand en wordt maandelijks vooraf gefactureerd. De klant betaalt via Stripe, met een kaart of met een SEPA-domiciliëring, en machtigt Stripe en TrapSpotter om elke factuur met die betaalmethode te innen.
6.2 De seats volgen de chauffeurs. Komt er een seat bij, dan wordt het resterende deel van de lopende maand pro rata aangerekend. Valt er een seat weg, dan krijgt de klant het onbenutte deel pro rata als tegoed op een volgende factuur. Er is geen tegoed voor een vermindering zolang de laatste factuur onbetaald is. Een tegoed wordt verrekend met volgende facturen en niet uitbetaald, behalve wanneer TrapSpotter de overeenkomst beëindigt zonder dat de klant tekortschoot.
6.3 Facturen staan in de console en worden per e-mail naar het facturatieadres gestuurd. De klant aanvaardt elektronische facturen. Voor klanten in België versturen wij de facturen ook via het Peppol-netwerk zodra die verzending voor TrapSpotter actief is; tot dan ontvangen zij ze per e-mail en in de console.
6.4 Prijzen zijn exclusief btw. Een klant in België betaalt 21 % Belgische btw. Een klant in een andere lidstaat van de Europese Unie met een geldig btw-nummer krijgt een factuur zonder Belgische btw, met de vermelding "Btw verlegd"; hij voldoet de btw dan zelf in zijn land. De klant houdt zijn btw-nummer en adres juist. Zonder geldig btw-nummer kan Belgische btw verschuldigd zijn.
6.5 Facturen zijn betaalbaar bij ontvangst; de betaalmethode wordt automatisch belast. Bij laattijdige betaling zijn van rechtswege en zonder ingebrekestelling de interest en de forfaitaire schadevergoeding van €40 verschuldigd van de wet van 2 augustus 2002 betreffende de bestrijding van de betalingsachterstand bij handelstransacties.
7. Mislukte betaling
7.1 Mislukt de betaling van een volgende maand bij een klant die al eerder betaalde, dan probeert Stripe opnieuw. Gedurende 16 dagen vanaf de mislukte betaling blijven de seats werken en houden de chauffeurs Premium; er kunnen dan geen chauffeurs bijkomen. Daarna stoppen de seats en de registratie tot de betaling lukt.
7.2 Mislukt de eerste betaling na een proefperiode of pilot, dan stopt de dienst meteen.
7.3 Lukt geen enkele nieuwe poging (Stripe probeert ongeveer drie weken), dan wordt het abonnement beëindigd. Niemand kan dan nog een werkdag starten, lopende werkdagen stoppen en de seats geven geen Premium meer. Voor de gegevens geldt artikel 17.
8. Opzeggen
8.1 De klant kan het abonnement op elk moment opzeggen in de console. De opzegging gaat in aan het einde van de betaalde maand; tot dan werkt alles en kan de klant de opzegging ongedaan maken. De lopende maand wordt niet terugbetaald; pro-ratabedragen die nog openstaan, komen op de laatste factuur.
8.2 Opzeggen tijdens de proefperiode kost niets.
9. Plichten van de klant als werkgever
9.1 Voor de gegevens die de dienst voor de klant verwerkt, is de klant verwerkingsverantwoordelijke en TrapSpotter verwerker (verwerkersovereenkomst). De klant bepaalt waarvoor hij de dienst gebruikt en zorgt voor een eigen rechtsgrond.
9.2 Vóór een chauffeur zijn eerste werkdag start, zorgt de klant ervoor dat:
- de chauffeur weet wat er geregistreerd wordt, wanneer, waarom, wie het ziet, hoe lang het bewaard wordt en welke rechten hij heeft;
- het gebruik vastligt in een beleid en, waar de wet dat vraagt, in het arbeidsreglement of een gelijkaardig reglement;
- de werknemersvertegenwoordiging betrokken is waar de wet dat vraagt (bijvoorbeeld de ondernemingsraad in België of Nederland, het comité social et économique in Frankrijk, de délégation du personnel in Luxemburg, de Betriebsrat in Duitsland);
- een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (DPIA) is uitgevoerd waar de wet die vraagt;
- alleen beheerders die het nodig hebben, toegang krijgen.
TrapSpotter stelt per land modellen ter beschikking (beleid, informatiebrief voor chauffeurs, DPIA). Het zijn modellen: de klant past ze aan zijn situatie aan en blijft verantwoordelijk voor de naleving.
9.3 De klant gebruikt de dienst niet om chauffeurs te volgen buiten de werkdag of tijdens privéritten, omzeilt de beveiligingen niet en gebruikt de gegevens niet om de rijsnelheid van zijn chauffeurs te controleren.
9.4 De klant zorgt ervoor dat zijn chauffeurs de verkeersregels naleven en de app tijdens het rijden niet bedienen op een manier die de wet verbiedt. Waarschuwingen zijn geen vrijbrief om te snel te rijden. In Duitsland mag de bestuurder tijdens het rijden geen functie gebruiken die snelheidscontroles aankondigt (§ 23, lid 1c, Straßenverkehrs-Ordnung); daarom staan die waarschuwingen daar tijdens een werkdag uit, en vraagt de klant zijn chauffeurs niet om ze te gebruiken. Om dezelfde reden wordt Teams niet in Duitsland aangeboden.
9.5 De klant kiest het tarief van de kilometervergoeding. Het standaardtarief van het land (in België €0,4761 per kilometer van 1 juli 2026 tot en met 30 juni 2027) is een voorstel; de klant blijft verantwoordelijk voor de fiscale en sociale behandeling van wat hij betaalt.
9.6 "Wie reed er?" is een hulpmiddel. De klant beslist of en wie hij als bestuurder aanwijst, controleert de gegevens vooraf en respecteert de wettelijke termijn. Gegevens over verkeersovertredingen zijn gegevens over strafbare feiten (artikel 10 AVG): de klant verwerkt ze alleen waar de wet het toelaat en geeft er alleen toegang toe aan wie ze nodig heeft.
9.7 De klant houdt zijn bedrijfsgegevens, btw-nummer en facturatieadres juist, beveiligt de toegang tot de console en is verantwoordelijk voor wat zijn beheerders in de console doen.
10. Aanvaardbaar gebruik
De klant gebruikt de dienst niet:
- om personen te volgen die geen chauffeur of medewerker van de klant zijn, of die niet geïnformeerd zijn;
- voor onwettige doeleinden of op een manier die de rechten van anderen schendt;
- om de dienst te kopiëren, te reverse-engineeren, te scrapen of te belasten met geautomatiseerde verzoeken buiten het normale gebruik;
- om seats door te verkopen of aan derden ter beschikking te stellen;
- om in vrije tekstvelden (notities, beschrijvingen) gegevens te zetten die er niet thuishoren, zoals gezondheidsgegevens.
11. Gegevensbescherming
11.1 De verwerkersovereenkomst regelt hoe TrapSpotter persoonsgegevens voor de klant verwerkt.
11.2 TrapSpotter is zelf verwerkingsverantwoordelijke voor het TrapSpotter-account van elke gebruiker en zijn gebruik van de app buiten de functies van de dienst (privacybeleid), voor de contract- en facturatiegegevens van de klant en zijn contactpersonen, voor de beveiliging van de dienst en voor statistieken die niemand identificeren.
12. Beschikbaarheid en ondersteuning
12.1 TrapSpotter doet redelijke inspanningen om de dienst beschikbaar en veilig te houden, maar garandeert geen ononderbroken werking. Gepland onderhoud gebeurt zo veel mogelijk buiten de kantooruren. De dienst hangt ook af van telefoons, besturingssystemen, GPS en mobiele netwerken.
12.2 Ondersteuning gebeurt per e-mail via contact@trapspotter.com, in het Nederlands, Frans of Engels, op Belgische werkdagen. Wij antwoorden doorgaans binnen twee werkdagen.
12.3 TrapSpotter mag de dienst verbeteren en functies wijzigen, zolang de kern van het plan blijft. Een wijziging die een plan wezenlijk vermindert, melden wij 30 dagen vooraf, zoals in artikel 15.
13. Aansprakelijkheid
13.1 De aansprakelijkheid van TrapSpotter is in totaal beperkt tot de bedragen die de klant in de twaalf maanden vóór het schadegeval aan TrapSpotter betaalde voor de dienst, exclusief btw.
13.2 TrapSpotter is niet aansprakelijk voor indirecte schade, zoals gederfde winst, gemiste besparingen, verlies van klanten of reputatieschade, noch voor boetes, schikkingen of sancties die aan de klant of zijn chauffeurs worden opgelegd.
13.3 De dienst is geen archief. De klant bewaart zelf, met de exports, de gegevens die hij wettelijk moet bewaren.
13.4 Deze beperkingen gelden niet bij opzet, bedrog of zware fout van TrapSpotter of haar aangestelden, niet voor schade door overlijden of lichamelijk letsel, en niet voor zover de wet een beperking verbiedt.
13.5 De klant vrijwaart TrapSpotter tegen aanspraken van derden, ook van zijn chauffeurs en van overheden, die voortvloeien uit zijn gebruik van de dienst in strijd met deze voorwaarden of met de wet.
14. Intellectuele eigendom
14.1 TrapSpotter en haar licentiegevers behouden alle rechten op de app, de console, de software, de kaarten en de inhoud. De klant krijgt voor de duur van het abonnement een niet-exclusief en niet-overdraagbaar recht om de dienst te gebruiken voor zijn eigen onderneming.
14.2 De gegevens die de klant en zijn chauffeurs in de dienst invoeren of laten registreren, blijven van de klant. TrapSpotter gebruikt ze alleen om de dienst te leveren, volgens de verwerkersovereenkomst.
14.3 TrapSpotter mag suggesties en feedback van de klant vrij gebruiken.
15. Wijzigingen van de voorwaarden en de prijzen
15.1 TrapSpotter kan deze voorwaarden, de verwerkersovereenkomst en de prijzen wijzigen. Wij melden een wijziging minstens 30 dagen vooraf, per e-mail aan de eigenaar en in de console. Gaat de klant niet akkoord, dan kan hij opzeggen vóór de wijziging ingaat; tot het einde van zijn laatste betaalde maand gelden dan de oude voorwaarden en prijzen.
15.2 Een wijziging die de wet of de veiligheid nodig maakt, of die alleen in het voordeel van de klant is, kan sneller ingaan.
16. Duur, schorsing en beëindiging
16.1 Het abonnement loopt voor onbepaalde duur, per maand, tot het wordt opgezegd.
16.2 TrapSpotter kan de dienst geheel of gedeeltelijk schorsen om een beveiligingsincident, misbruik of een inbreuk op de wet of op deze voorwaarden te stoppen, zo nodig zonder voorafgaande melding. Wij melden de schorsing en de reden en heffen ze op zodra de oorzaak weg is. Tijdens een schorsing door TrapSpotter worden geen seats aangerekend.
16.3 TrapSpotter kan de overeenkomst opzeggen met een opzegtermijn van 30 dagen. Wat de klant vooraf betaalde voor de periode na het einde, wordt terugbetaald.
16.4 Elke partij kan de overeenkomst met onmiddellijke ingang beëindigen wanneer de andere partij ernstig tekortschiet en dat niet binnen 15 dagen na een schriftelijke ingebrekestelling herstelt, of bij faillissement of vereffening van de andere partij. Voor een betaling die niet lukt, geldt artikel 7.
17. Gegevens na het einde
17.1 Na het einde van het abonnement blijft de console nog 30 dagen open om gegevens te exporteren; registreren kan dan niet meer.
17.2 Daarna wist TrapSpotter binnen 30 dagen alle gegevens die zij voor de klant verwerkte, tenzij de wet ons verplicht ze langer te bewaren. Facturen en wat de boekhoud- en btw-wetgeving voorschrijft, bewaren wij zo lang als die wetgeving vraagt.
17.3 De TrapSpotter-accounts van de chauffeurs blijven bestaan; alleen hun seat en de Premium van die seat stoppen.
18. Overmacht
Geen partij is aansprakelijk voor een tekortkoming door overmacht, zoals een storing bij een netwerk- of hostingprovider die zij niet kon voorkomen, een cyberaanval ondanks redelijke maatregelen, of een maatregel van een overheid. Duurt de overmacht langer dan 30 dagen, dan kan elke partij de overeenkomst beëindigen.
19. Overdracht
TrapSpotter mag de overeenkomst overdragen aan een opvolger of een verbonden vennootschap die de dienst voortzet; zij meldt dat vooraf. De klant mag de overeenkomst alleen met schriftelijk akkoord van TrapSpotter overdragen.
20. Toepasselijk recht en bevoegde rechter
Op deze voorwaarden is Belgisch recht van toepassing. Geschillen worden voorgelegd aan de rechtbanken van de zetel van TrapSpotter: de ondernemingsrechtbank Antwerpen, afdeling Hasselt, of, als die niet bevoegd is, de rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Limburg, afdeling Hasselt.
21. Taal
Deze voorwaarden bestaan in het Nederlands, het Frans, het Engels en het Duits. Bij verschil gaat de Nederlandse tekst voor.
22. Contact
- Algemeen en facturatie: contact@trapspotter.com
- Gegevensbescherming: privacy@trapspotter.com
- Post: TrapSpotter BV, Trekschurenstraat 245, 3500 Hasselt, België